Online boekhouden wordt steeds populairder in deze tijd bij ondernemers omdat steeds meer werkzaamheden gedigitaliseerd worden. Daarnaast zijn de toegankelijkheid en efficiëntie van digitale administratie aantrekkelijke voordelen voor veel bedrijven. Met alleen een internetverbinding kun je altijd en overal je boekhouding bijhouden, zonder dat je gedoe hebt met papieren documenten. Maar hoe veilig is online boekhouden nu eigenlijk en hoe wordt de privacy van gevoelige gegevens gewaarborgd? Deze veelgestelde vraag, beantwoorden wij in deze blog!
Gegevensbeveiliging
Een van de grootste zorgen bij online boekhouden is de beveiliging van gegevens. Financiële administratie is vaak zeer gevoelig en bevatten persoonlijke informatie, die niet in verkeerde handen mag vallen. Moderne boekhoudprogramma’s maken gebruik van beveiligingstechnologieën zoals encryptie(versleuteling), om te zorgen dat je gegevens veilig blijven. Dit betekent dat de data tijdens het versturen en opslaan wordt versleuteld, waardoor het voor hackers onmogelijk is om de informatie te onderscheppen of ontcijferen. Daarnaast maken veel platforms gebruik van twee-factor-authenticatie, waarbij je naast je wachtwoord ook een unieke code moet invoeren die meestal naar je mobiele apparaat wordt gestuurd. Dit zorgt voor extra beveiliging tegen ongeautoriseerde toegang.
Dataopslag en back-up
Een ander belangrijk kenmerk van online boekhouden is de opslag van gegevens. De meeste cloud-gebaseerde boekhoudsoftware slaat gegevens op in datacenters die voldoen aan strenge beveiligingseisen. Deze datacenters worden 24/7 beveiligd en gemonitord. Bovendien worden er ook regelmatig back-ups gemaakt, zodat gegevens niet verloren gaan. Dit in het geval van technische storingen of cyberaanvallen.
Privacywetgeving in online boekhouden
Het beschermen van privacy in online boekhouden is onmisbaar. In Nederland en de EU moeten bedrijven voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit houdt in dat persoonlijke gegevens van klanten en medewerkers veilig moeten worden verwerkt en bewaard. Online boekhoudplatforms moeten zich aan deze regels houden en duidelijk communiceren hoe ze jouw gegevens beschermen en gebruiken.
Tips voor veilig online boekhouden
Naast de maatregelen die de boekhoudsoftware aanbiedt, zijn er ook stappen die je zelf kunt nemen om je gegevens te beschermen. Gebruik altijd sterke wachtwoorden en verander deze ook regelmatig. Zorgt ervoor dat je software en apparaten up-to-date zijn, zodat eventuele beveiligingslekken direct worden gedicht. Tot slot, wees voorzichtig met wie je toegang verleent tot je online boekhoudomgeving.
Online boekhouden kan veilig zijn, mits je wel gebruik maakt van een betrouwbaar platform die voldoet aan de juiste beveiligingsmaatregelen. Door encryptie, 2FA en naleving van de privacywetgeving, kunnen gevoelige gegevens veilig worden bewaard. Door als bedrijf, betrouwbare software te gebruiken en zelf ook maatregelen treft om de veiligheid te waarborgen, kun je met een gerust hart online boekhouden.
Ben je op zoek naar een online boekhouder Amsterdam of wil je meer informatie hierover? Onze AXP-Direct adviseurs helpen je graag verder.